Digitalisasi Layanan Kesehatan untuk Menunjang Penerapan Rekam Medis Elektronik
Pengertian rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang rekam medis yaitu dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis elektronik adalah rekam medis yang dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang diperuntukkan bagi penyelenggaraan rekam medis. Pengaturan rekam medis bertujuan untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis, menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan dan ketersediaan data rekam medis, dan mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang berbasis digital dan terintegrasi. Setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik. Maka kita harus bersiap dalam proses pengembangan rekam medis elektronik. Salah satu proses yang harus kita siapkan dalam penerapan rekam medis elektronik adalah alih media dokumen rekam medis. Tentunya banyak pertanyaan tentang alih media bukan? Yuk kita simak.
<!--[if gte vml 1]> <![endif]-->
Apa itu alih media?
Alih media dokumen rekam medis adalah proses alih media dari data hardcopy (dokumen rekam medis) menjadi softcopy (digital) dengan mesin scanner dengan memastikan format digital yang akan digunakan misalnya dengan format pdf.
Apa sih manfaat alih media?
Dokumen rekam medis merupakan inti dari keseluruhan sistem informasi klinis dari setiap pasien di rumah sakit, dengan digitalisasi dokumen rekam medis maka akan banyak manfaat yang diperoleh:
- Penghematan ruangan, dengan mengalihfungsikan ruangan arsip rekam medis inaktif menjadi ruangan yang lebih bernilai ekonomis.
- Percepatan pelayanan (respon time) terhadap kebutuhan dokumen rekam medis.
- Meningkatkan keamanan dokumen rekam medis karena akses dokumen dapat dibatasi pada tiap-tiap orang yang berwenang.
Kapan dilakukan alih media?
Proses alih media dapat diterapkan untuk proses alih media dokumen rekam medis inaktif serta rumah sakit yang sedang mengembangkan rekam medis elektronik sehingga perlu proses alih media untuk mendukung penerapan rekam medis elektronik.
Bagaimana proses alih media?
Proses alih media dokumen rekam medis yaitu:
- Mengumpulkan dokumen rekam medis yang akan di scan serta menghilangkan steples pada formulir yang mempunyai nilai guna ( Ringkasan Masuk dan Keluar, Informed Consent, Laporan Operasi, Resume pasien keluar dan Surat Keterangan Kematian untuk pasien yang meninggal) serta memastikan identitas dalam setiap formulir.
- Melakukan scan dan menyimpan dalam format PDF.
- Melakukan indexing file scan yang disimpan berdasarkan nomor rekam medis dan tanggal kunjungan terakhir pasien.
- Dokumen rekam medis yang telah dilakukan scan disimpan terlebih dahulu selanjutnya dapat dimusnahkan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku.
- Agar file scan dokumen rekam medis bernilai legal sama dengan aslinya maka hasil file scan tidak boleh di edit. Jika dirasa kurang terang atau blur, lebih baik diulang proses scanning nya.
- Agar seluruh dokumen rekam medis digital dapat terhubung di semua pelayanan dan terintegrasi maka penyimpanan sebaiknya di server pada sistem informasi rumah sakit yang digunakan.
Apa saja faktor penunjang tercapainya proses alih media dan hambatan yang ditemukan ?
Dari salah satu hasil penelitian tentang evaluasi alih media dokumen rekam medis, beberapa faktor yang menunjang dalam pelaksanaan digitalisasi rekam medis antara lain Sumber Daya Manusia (siapa yang akan melakukan scanning serta kebutuhan tenaga yang diperlukan untuk melakukan scanning), biaya, peralatan scanning, metode yang akan digunakan saat proses scanning serta material scanning. Dalam penelitian tersebut dijelaskan dalam pelaksanaan alih media masih ditemukan beberapa hambatan seperti kurangnya SDM, belum adanya prosedur tetap, belum adanya jadwal pemeliharaan rutin mesin scan serta banyaknya formulir rekam medis yang rusak.
Kemudahan yang akan kita nikmati dari proses alih media terdapat tantangan dalam melakukan proses alih media. Untuk mewujudkan kelancaran alih media dokumen rekam medis dibutuhkan Sumber Daya Manusia , Standar Operasional Prosedur serta peralatan alih media yang mendukung. Yuk…. semangat bertranformasi menuju rekam medis elektronik yang terintegrasi.
Referensi :
Darianti,D, et al.(2021).Implementasi Digitalisasi Rekam Medis Dalam Menunjang Pelaksanaan Electronic Medical Record.Jurnal Ilmiah Manusia dan Kesehatan.Vol. 4, No. 3 September 2021 Jurnal: https://jurnal.umpar.ac.id/index.php/makes
Kementerian Kesehatan RI.(2022). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis. Jakarta.
Widjaya, L, Dewi,DR. (2018). Manajemen Mutu Informasi Kesehatan II Sistem dan Sub Sistem Pelayanan RMIK. Kemenkes RI
Sumber Gambar: Foto humas_RSO
